U verstuurt dagelijks belangrijke documenten. Een ingebrekestelling. Een conceptakte. Een processtuk vlak voor het verstrijken van een termijn. U drukt op ‘verzenden’ en gaat ervan uit dat uw bericht aankomt. Maar wat als de ontvangst wordt betwist? Wat als de wederpartij stelt niets te hebben ontvangen?
Gewone e-mail biedt snelheid, maar geen sluitend juridisch bewijs. En juist daar wringt het voor advocaten- en notariskantoren. U werkt met termijnen, zorgplicht en aansprakelijkheid. U kunt zich geen onzekerheid veroorloven.
Met Aangetekend Mailen via Balieplus verzendt u vertrouwelijke documenten digitaal én aantoonbaar. U beschikt over een onafhankelijk bewijs van verzending en ontvangst, inclusief datum en tijdstip. Daarmee staat u sterker als ontvangst ter discussie wordt gesteld.
In de praktijk wordt nog vaak vertrouwd op standaard e-mail of een eenvoudige leesbevestiging. Maar een leesbevestiging kan worden geweigerd. Een e-mail kan in een spamfilter belanden. En achteraf is lastig vast te stellen wat precies is verzonden en wanneer.
Voor een advocaten- of notariskantoor betekent dat risico. Risico op discussie over fatale termijnen. Risico op bewijsproblemen. Risico op reputatieschade.
U wilt controle, zekerheid en een digitaal dossier dat klopt.
Aangetekend Mailen combineert het gemak van e-mail met de zekerheid van aangetekende verzending. Zodra u een bericht verstuurt via het beveiligde systeem, wordt het versleuteld aangeboden aan de ontvanger. Iedere stap in het proces wordt vastgelegd.
U ontvangt automatisch een bewijsdocument waarin verzending, aanbieding en – indien van toepassing – opening zijn geregistreerd. Dit document kunt u toevoegen aan uw dossier. Mocht er ooit discussie ontstaan, dan beschikt u over objectieve vastlegging.
Dat geeft rust. Niet alleen juridisch, maar ook organisatorisch.
In uw praktijk draait veel om tijd. Termijnen in procedures. Reactietermijnen bij overeenkomsten. Deadlines richting cliënten of wederpartijen. Wanneer verzending niet kan worden aangetoond, kan dat verstrekkende gevolgen hebben.
Door aangetekend te mailen voorkomt u onnodige bewijsdiscussies. U toont aan dat u zorgvuldig hebt gehandeld en tijdig hebt gecommuniceerd. Daarmee versterkt u uw positie en verkleint u aansprakelijkheidsrisico’s.
Naast bewijs speelt vertrouwelijkheid een grote rol. U werkt met privacygevoelige informatie en vertrouwelijke stukken. Aangetekend Mailen vindt plaats via een beveiligde, versleutelde omgeving en sluit aan bij geldende Europese regelgeving zoals eIDAS. Daarmee ondersteunt het systeem uw compliance- en AVG-verplichtingen.
U communiceert digitaal, maar met de waarborgen die passen bij uw beroepsgroep.
Waar traditionele aangetekende post tijd kost en fysieke handelingen vereist, werkt digitaal aangetekend mailen direct vanuit uw kantooromgeving. U behoudt snelheid, zonder in te leveren op zekerheid.
Dat betekent minder administratieve handelingen, minder papierstromen en meer grip op uw communicatieproces.
Voor advocaten en notarissen die professioneel willen digitaliseren zonder juridische risico’s te nemen, is aangetekend mailen een logische volgende stap.
De belangrijkste certificering op dit gebied is de Europese verordening eIDAS. Voor de 5 verschillende domeinen: elektronische handtekening, – zegel, – tijdstempel,- aangetekende bezorging en authenticatie van websites zijn de regels bepaald waar leveranciers aan moeten voldoen. Aangetekend is de enige Nederlandse eIDAS vertrouwensdienst (qTSP) die zich richt op het bieden van de dienst elektronische aangetekende bezorging (qERDS).
Wij bieden oplossingen aan voor digitale mail communicatie, waarbij de bescherming van privacygevoelige gegevens en eventuele rechtsgeldige aantoonbaarheid belangrijke zijn.”
Aangetekend is een bedrijf uit Utrecht dat al meer dan 10 jaar beveiligde en rechtsgeldige communicatie via de e-mail mogelijk maakt. Banken, verzekeraars, credit managementbedrijven, advocaten en vele andere (MKB-)bedrijven maken hier gebruik van. Ook de rechtbanken vertrouwen op deze dienstverlening voor het veilig mailen van belangrijke documenten. Hoewel het technisch en juridisch ingewikkeld lijkt, is het eigenlijk net zo makkelijk als het verzenden van een e-mail. Sterker nog, onze oplossing kan direct in Outlook gebruikt worden. We onderscheiden ons met 4 hoofd producten: Aangetekend Mailen, Beveiligd Mailen, Digitaal Ondertekenen en Grote Bestanden Mailen. Daarnaast hebben wij een aantal koppelingen om de identificatie en (betaal)machtigingen vast te leggen. Deze koppelingen doen wij veelal met partners. Zo zorgen wij met Balieplus voor een zorgeloos gebruik van Aangetekend Mailen binnen de advocatuur.
Ja, mits het systeem voldoet aan eIDAS-verordening en een onafhankelijk bewijs van verzending en ontvangst genereert.
Een leesbevestiging kan worden geweigerd of gemanipuleerd. Aangetekend mailen levert een juridisch bewijsdocument op.
Ja, het bewijsdocument kan worden gebruikt ter onderbouwing van verzending en ontvangst.
Ja, mits gebruik wordt gemaakt van versleutelde verzending en veilige opslag binnen de EU.
De ontvanger kan weigeren te openen, maar de verzend- en aanbiedingspoging worden geregistreerd.
In veel gevallen wel, zeker bij digitale communicatie en contractuele correspondentie.
Via verificatiestappen binnen het beveiligde platform.
Dat hangt af van de gekozen opslagtermijn binnen het platform.
Ja, met name voor conceptakten, volmachten en belangrijke cliëntcorrespondentie
Nee, het systeem integreert eenvoudig in bestaande werkprocessen.
Computerweg 22
3542 DR UTRECHT
