Lawcloud werkt continu aan het optimaliseren van de functionaliteiten van Lawcloud. Onderstaand een overzicht van de laatste ontwikkelingen.
Algemeen
- Sub-dossiers
- Een dossier kan nu worden toegevoegd als sub-dossier aan een ander dossier dat dan het hoofddossier wordt. Je kunt geen sub-dossier deel maken van een sub-dossier. Je doet dit door in het beoogde sub-dossier op het raketmenu te klikken en vervolgens “koppelen aan dossier”. Wanneer je een sub-dossier terug standalone wenst te maken kies je via het raketmenu in dat sub-dossier voor “loskoppelen van dossier x” bij het raketmenu.
- In een hoofddossier kan je onder alle tabs (partijen, bestanden, historiek, kosten en prestaties,….) kiezen of je resultaten weergeeft enkel voor het hoofddossier of ook voor de sub-dossiers. Onder de dossier naam en nummer staat nu een multiselect waar je dit kunt kiezen.
- Facturatie is mogelijk vanuit het subdossier of geconsolideerd per hoofddossier, zie hieronder bij “facturatie”.
- Bestanden
- Folders kunnen nu inclusief subfolders en alle bestanden erin verplaatst worden naar een ander dossier.
Facturatie/Creditnota’s
- Opsplitsing van automatische verzending en automatische rappels
- Het is nu mogelijk om de factuur wel automatisch te versturen, maar niet noodzakelijk automatisch te rappeleren.
- Dit is mogelijk te kiezen per ontvanger, zie hieronder.
- Splitsingmethodes aangepast
- Je kunt nu ok dossierniveau de “facturatiemethode” kiezen/aanpassen
- “verdeel elke kost over alle facturabele partijen volgens splitsing”, de splitsing bij facturabele partijen in de tab “splitsing” zal dan worden toegepast
- “factureer elke kost aan elke facturabele partij”, dit vervangt het vinkje “aparte factuur per partij” die je vroeger in splitsing per partij kon vinden. LET OP: elke kost of prestatie in het dossier (zelfs al is deze reeds gefactureerd aan een andere partij) zal dan gefactureerd worden aan de partij die je gekozen hebt bij de aanmaak van de factuur.
- “factureer in hoofddossier”, dit is nieuw, zie hieronder “factureren in subdossiers”
- Factureren in hoofddossiers voor subdossiers.
- Bij het toevoegen van een subdossier aan een hoofddossier kan je kiezen of je in dit dossier nog individueel wenst te factureren of een globale factuur te maken in het hoofddossier dat kosten en prestaties bevat op de subdossiers.
- Op de factuur in een hoofddossier zullen de prestaties gesorteerd worden per subdossier en vervolgens per datum. Indien je op de detailpagina wenst aan te geven over welk dossier het gaat, kan je één van volgende variabelen toevoegen in je docx factuurtemplate(s): ${detail_dossier} voor dossiernummer + naam, ${detail_dossier_nummer} als je enkel de dossiernummer wilt weergeven en ${detail_dossier_naam} als je enkel de dossiernaam wilt weergeven.
- Ontvangers
- Het is nu mogelijk om per facturatiepartij ontvangers toe te voegen, dit is in te stellen op dossier (tabblad “ontvangers” in tabblad “facturatie”).
- Een ontvanger kan toegewezen worden aan 1 facturabele partij, maar ook aan alle facturabele partijen
- Ontvangers kunnen zelf een factuursjabloon toegewezen krijgen
- je kunt kiezen of ze al dan niet dienen gerappeleerd te worden. Als de facturatiepartij echter op “geen rappels” staat kunnen de andere ontvangers geen rappels ontvangen. Het is wel mogelijk om de facturabele partij te rappeleren en sommige ontvangers wel en andere niet. De rappelfrequentie volgt ook de instelling op de factuur zelf.
- De verzendwijze (mail/brief) kan ook per ontvanger gekozen worden.
- In de nabije toekomt voorzien we ook sets van standaardteksten zodat je ook de verzend- en rappelteksten per ontvanger gaat kunnen kiezen.
Email
- Knop automatisch linken
- In de instellingen > gebruiker > Office365 > mailbox kan je nu ook een knop vinden “automatisch linken”. Als je wil dat Lawcloud niet langer voorstellen doet maar direct linkt wanneer er een link is gevonden, kan je deze optie activeren. Ook jouw antwoord op een gelinkte mail zal desgevallend automatisch gelinkt worden, zelfs al verstuur je deze niet vanuit Lawcloud.
- Outlook add-in
- We hebben samen met enkele van onze pilot-kantoren enkele maanden testing achter de rug van onze nieuwe Outlook-plugin. We voorzien deze in de nabije toekomst te kunnen uitrollen via de appstore van Outlook. Vanzelfsprekend houden we jou hierover op de hoogte.
- Gebruikers die onze add-in gebruiken, hebben de mogelijkheid om een mail die gestart is in Lawcloud via een knop verder af te werken in Outlook online.
- Mail in workflow zetten kan nu manueel ook zonder deze al te linken aan een partij of dossier. Dit was voorheen al mogelijk voor de automatische workflow, maar nu dus ook als je manueel een mail in de workflow zet.
Nieuwe additionele module – Cloudsearch
Graag stellen we hierbij onze additionele module “Cloudsearch” voor.
Wat is Cloudsearch?
Met Cloudsearch kan je de mails en bestanden die zich in jullie Lawcloud-omgeving bevinden zeer performant inhoudelijk doorzoeken. We zoeken in alle bestanden en e-mails (ook uit de historiek) en in de bijlagen van die e-mails, zelfs als deze niet apart zijn opgeslagen als bestand in het dossier!
Hoe werkt Cloudsearch?
Je kan gewoon vanuit Lawcloud in de sectie “bestanden”, zowel op partij-, dossier- als kantoorniveau, bestanden en mails doorzoeken door volgende syntaxes te gebruiken:
- Zonder syntax, dus bijvoorbeeld gewoon: concurrentiebeding ongeldig
Zoekt naar alle mails en documenten waar 1 van deze 2 woorden in voorkomt
- Met quotes, dus bijvoorbeeld: “concurrentiebeding ongeldig”
Hier wordt gezocht naar zinnen waar dit in voorkomt. Deze woordcombinatie zal altijd in die volgorde voorkomen in de mails of documenten die in de resultaten voorkomen.
- Met een “-“ teken tegen het woord, bijvoorbeeld: -ongeldig of -“string van woorden”
Hier wordt gezocht naar alles die dit woord of deze zin NIET bevat
- Met een “+” teken tegen het woord, bijvoorbeeld: +concurrentiebeding +ongeldig of +”string van woorden”
Hier wordt gezocht naar alles waar deze woorden allebei in voorkomen of strings , ongeacht in welke volgorde. Je kan hier zoveel woorden van + voorzien als je wil.
- Combinatie
Bovenstaande kunnen gecombineerd worden, bijv.: “concurrentiebeding ongeldig” -opzeg +irina.
Hier wordt gezocht naar resultaten met een zin concurrentiebeding ongeldig, in het resultaat mag het woord opzeg niet voorkomen maar moeten de woorden/namen irina en joeri wél voorkomen.
Hoeveel kost Cloudsearch?
We zetten aparte instanties op per kantoor, hierdoor is er een vaste kost per kantoor van € 99,- per maand.
Uiteraard is de hoeveelheid data sterk afhankelijk van het aantal users op kantoor, dus is er ook een maandelijkse kost per user van € 45,-.
Mocht je graag meer toelichting of een demo wensen over Cloudsearch, contacteer ons gerust!
punten
