Nieuwe digitale mogelijkheden volgen elkaar snel op, maar een koppeling of AI-tool levert pas iets op als de werkafspraken kloppen. De afgelopen twee weken draaiden daarom niet alleen om technologie, maar ook om de vraag wie binnen het kantoor controleert, beslist en ingrijpt als het misgaat.
Sinds 12 oktober kunnen advocaten bij alle rechtbanken digitaal procederen in handelsdagvaardingszaken en bij alle gerechtshoven in handels- en familiezaken. Indienen kan via Mijn Rechtspraak. Voor handelsdagvaardingszaken kunnen softwareleveranciers daarnaast koppelen via het Aansluitpunt Rechtspraak, meldt de Rechtspraak. Na een praktijkproef staat dat aansluitpunt nu open voor meer IT-leveranciers. Een aangesloten systeem kan processtukken uitwisselen en meldingen over nieuwe stukken in digitale dossiers ontvangen, aldus een tweede bericht van de Rechtspraak.
Voor kantoororganisaties is de relevante vraag niet alleen óf de software kan koppelen, maar wat er daarna met een stuk of melding gebeurt. Wie ziet een nieuwe melding, wie bewaakt de opvolging en hoe komt een ingediend stuk in het juiste dossier? Vraag je leverancier naar de aansluitmogelijkheden en loop met advocaten en ondersteuning één dossierproces stap voor stap door. Controleer daarbij ook wie toegang krijgt tot welke informatie.
Ook bij ondertekenen verschuift werk naar het dossier zelf. Volgens PKIsigning kunnen gebruikers van DailyDrive documenten vanuit SharePoint digitaal laten ondertekenen, waarna het ondertekende document met bewijsinformatie in het dossier wordt opgeslagen. Gebruik je deze systemen, toets dan of de werkwijze handmatige overdrachten voorkomt én of medewerkers de opgeslagen bewijsinformatie kunnen terugvinden. PKIsigning bij Balieplus is relevant als je digitaal ondertekenen in die procescontrole meeneemt.
Ook Aangetekend Mailen bij Balieplus ondersteunt digitaal procederen, doordat je belangrijke correspondentie en documenten digitaal kunt versturen met bewijs van verzending en ontvangst. Dat helpt om communicatie rond een procedure aantoonbaar vast te leggen in het dossier. Leg binnen je kantoor vast wanneer je aangetekend mailt en wie de verzend- en ontvangstbewijzen bewaart. Houd daarbij onderscheid tussen correspondentie rond een procedure en het formeel indienen van processtukken: controleer daarvoor steeds welk indieningskanaal de betreffende rechtbank of het gerechtshof voorschrijft.
AI schuift verder op richting het dagelijkse kantoorwerk. Blinqx Legal neemt AI-tool Andri over en integreert de technologie met BaseNet, software die onder meer voor dossiers, uren en facturatie wordt gebruikt, bericht Mr. Online. Voor gebruikers kan dat de drempel verlagen om AI in bestaande processen te gebruiken. Het betekent niet dat je zonder beoordeling functies moet vrijgeven.
Een internationale ontwikkeling onderstreept dat punt: volgens Legal Futures (VK) loopt de inrichting van AI-governance bij advocatenkantoren en juridische afdelingen achter op het gebruik. Maak daarom een kort overzicht van de AI-toepassingen die medewerkers gebruiken of willen gebruiken. Leg per toepassing vast welke gegevens erin mogen, wie toegang heeft en wanneer menselijke controle nodig is. Betrek je IT-leverancier bij vragen over beveiliging en gegevensverwerking, ook als AI als onderdeel van vertrouwde software verschijnt.
Een handige tool neemt de professionele verantwoordelijkheid niet over. Als een AI-systeem een fout maakt, blijft volgens Mr. Online de advocaat professioneel verantwoordelijk. Vertaal dat naar een controleafspraak die in de praktijk uitvoerbaar is: wie beoordeelt AI-output voordat die in een advies, document of dossier terechtkomt, en hoe wordt die beoordeling vastgelegd? Bespreek daarnaast met je verzekeraar hoe het AI-gebruik van het kantoor zich verhoudt tot de dekking van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De BAV-pagina van Aon bij Balieplus kan daarbij een vertrekpunt zijn.
Ook aan opdrachtgeverszijde verandert er iets. Generatieve AI wordt gebruikt bij 99 procent van de ondervraagde juridische afdelingen van grote Nederlandse ondernemingen; ruim de helft ziet daardoor verandering in uitbesteed werk, meldt Advocatie. Dat onderzoek gaat over deze groep, niet over iedere cliënt. Vraag bij belangrijke zakelijke klanten welke werkzaamheden zij nog uitbesteden en wat zij verwachten van het AI-gebruik en de controle daarop binnen jouw kantoor.
Agressie, bedreiging en intimidatie blijven een concreet personeelsrisico. Ruim 40 procent van de advocaten kreeg er het afgelopen jaar mee te maken; advocaten in het personen- en familierecht het vaakst, schrijft het Advocatenblad. Advocatie bericht dat de NOvA weerbaarheid en veiligheid een verplicht onderdeel van de beroepsopleiding maakt en hulpmiddelen en trainingen introduceert.
Wacht als kantoor niet tot een incident om afspraken te maken. Bespreek met advocaten én ondersteunende medewerkers waar zij risico’s ervaren, bijvoorbeeld bij contact met cliënten of bezoekers. Zorg dat duidelijk is hoe iemand een incident meldt, wie direct ondersteuning biedt en welke nazorg beschikbaar is. Bekijk vervolgens of de nieuwe hulpmiddelen of een training aansluiten op de situaties die jouw team tegenkomt.
Bij een internationale ontwikkeling waarschuwt Legal Futures (VK) voor een groep cybercriminelen die advocatenkantoren gericht aanvalt en onderhandelingen met slachtoffers gestructureerd aanpakt. Voor een kantoor is de praktische les: behandel een cyberincident niet als uitsluitend een IT-probleem.
Leg vast wie bij een vermoedelijke aanval de eerste beslissingen neemt, wie contact heeft met de IT-leverancier en hoe medewerkers een incident melden. Bespreek het plan een keer aan de hand van een concreet scenario, zodat verantwoordelijkheden niet pas tijdens een aanval duidelijk worden.
punten
Belangrijke e-mails zonder juridisch bewijs? Met Aangetekend Mailen verstuurt uw kantoor vertrouwelijke documenten veilig, versleuteld en aantoonbaar ontvangen. Voorkom discussie over termijnen en bewijs. Werk digitaal met volledige rechtszekerheid.
Bescherm je advocatenpraktijk tegen financiële risico’s van beroepsfouten met de collectieve verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid van Balieplus — uitgebreide dekking, scherpe premie en juridische bijstand.
Met PKIsigning heb je binnen 1 werkdag een digitaal en veilig ondertekenproces. Geen papieren rompslomp meer, maar tijdwinst, juridische zekerheid en tevreden cliënten.
Hoe blijft uw kantoor toekomstbestendig nu AI, financiering en risico’s het speelveld veranderen? Tijdens het Kantoordirecteurenseminar krijgt u actuele inzichten, praktische handvatten én kiest u de sessies die voor uw kantoor het verschil maken.
